株式会社岡山システムサービス（以下、「当社」という。）は、お客様のニーズに合わせたオーダーメイドソフトの設計・開発やクラウドサービスを通じ、お客様のソリューションをトータルにサポートします。当社は、ソリューションのご提供において、お客様からお預かりする個人情報を保護し、適切に取扱い、コンプライアンスを遵守することが大変重要であると認識しております。そのため当社は、以下の事項を実施することを社内・外に宣言し、個人情報の適切な保護に努めます。
- 当社は、個人情報を適法かつ公正な方法で取得するものとし、定めた利用目的の範囲を超えて取り扱わないための措置を講じます。 当社が定めた利用目的は、別途記載「個人情報の取扱いについて」の通りです。 また、当社は、法令が認める場合を除き、お預かりした個人情報をご本人の同意無く第三者に提供することはありません。
- 当社は、個人情報保護法を初めとした個人情報保護に関係する日本の法令、国が定める指針その他の関連規範（業界ガイドライン等）を遵守します。
- 当社は、個人情報の漏えい、滅失またはき損などを防止するため、社内規程や責任体制を定め、適正な安全対策を講じます。また、安全対策は定期的に内容を点検し、不備があれば是正を行います。
- 当社は、この方針を実行するため、個人情報保護マネジメントシステム(本方針、個人情報保護に関する規程･規則等を含む)を確立し、これを従業員その他関係者に周知徹底させて実施・維持するとともに、継続的に改善します。
- 当社は、個人情報保護の重要性について従業員に対する教育を実施するほか、個人情報を取り扱う組織ごとに個人情報保護の責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。
- 当社は、当社に対し個人情報の取扱いに関する苦情及びご相談がある場合は、以下の窓口にて適切かつ迅速に対応します。
窓 口 ：当社お問合せ窓口（平日9:00～18:00 [土、日、祝日、休業日を除く]）
住 所 ：〒704-8122 岡山県岡山市東区西大寺新地220番1
電話番号 ：086-944-7220
ＭＡＩＬ ：info@okayama-oss.co.jp
個人情報を保護するための、方針策定、体制整備、計画、実施、点検及び見直しを含む一連の仕組みです。
制定日：2020年9月25日
株式会社岡山システムサービス
代表取締役社長 忠田 雅孝
- 事業者の名称
株式会社岡山システムサービス - 管理者の氏名又は職名、所属及び連絡先
個人情報保護管理責任者 忠田 雅孝
（連絡先は、第10項に記載の「お問合せ窓口」をご覧下さい。） - 個人情報の利用目的
当社は、法令により認められる場合を除き、次の各号の利用目的の範囲内で個人情報を取り扱わせていただきます。
（１）個人情報を本人から直接書面で取得する場合以外の方法で取得した個人情報の利用目的
①委託された場合などにおいて、委託された業務を適切に遂行するため。
a) 開発、テスト業務のため
b) ご契約サービス（クラウドサービス等）や製品の提供のため
c) その他、お客様との契約に基づく代行・受託業務の遂行のため
②共同研究で取得する個人情報の取扱いについて
a)研究開発のため
（２）開示対象の個人情報の利用目的
①当社サービスの利用者様の個人情報の取扱いについて
a) 利用者様が本サービスを円滑に利用できるようにするため
b) 当社サービス利用に関する統計データを作成し改善につなげるため
c) 利用者様からのお問い合わせに対する対応のため
d) 現在提供している本サービスまたは今後提供を検討している当社サービスに関するアンケート実施のため
e) 今後の当社サービスに関する新企画立案を行い提供するため
f) その他当社サービスに関する重要なお知らせ等、必要に応じた連絡を行うため
②当社サービスのセキュリティ、不正利用防止のため
a) スパム行為や不正アクセス等、不正利用防止のため
b) 不正利用が発生した場合などに本人確認や連絡を行うため
③お取引先様の個人情報の取扱いについて
a) お取引等に関する連絡のため
b) お問合せ時のご本人確認ならびに対応のため
c) 各種連絡、情報提供、サービスの提供のため
d) 商談、打合せおよび連絡などのため
e) 契約関係の管理業務遂行のため
f) 関係諸法令に基づく各種手続き、事務処理のため
g) 当社の提供するサービスご利用上必要な書類等の発送
④当社の採用応募者ならびに従業員の個人情報の取扱いについて
a) 採用に関する情報の提供を希望する方への連絡、および採用選考のため
b) 従業員の人事・労務管理、福利厚生のため
⑤その他ご本人に事前にご同意いただいた目的のため - 個人情報の安全管理措置
当社は個人情報の安全管理措置を以下のように実施しています。
（１）組織的安全管理措置
・個人情報の取扱い規則の制定と遵守
・漏えい等の事案に対応する体制の整備
（２）人的安全管理措置
・従業者の教育、誓約書の取得
（３）物理的安全管理措置
・外部者のオフィスへの不正侵入防止対策の実施
・機器、電子媒体、紙文書の盗難・紛失防止対策の実施
（４）技術的安全管理措置
・情報システム及びクラウドサービスへのアクセス制御
・アクセス者の識別と認証
（５）外的環境の把握
・クラウドサービス提供事業者のサーバ所在国の特定と当該外国の制度等の把握
- 個人情報の第三者提供
当社は、法令等による場合を除き、本人の同意を得ずに個人情報を第三者に提供することはありません。 - 個人情報の共同利用
当社は、本人の同意を得ずに個人情報を共同利用することはありません。 - 個人情報の委託
当社は、業務運営上、お客様により良いサービスを提供するために、業務の一部を外部に委託することがあります。その際に業務委託先に個人情報を預けることがあります。この場合、十分な個人情報の保護の水準を満たしている委託先を選定し、個人情報の保護に関する委託契約を締結すると共に、委託先に対する管理・監督を徹底いたします。 - 個人情報の開示、訂正等の請求
当社では、ご本人より個人情報に関する利用目的の通知又は開示、訂正・追加・削除、利用の停止・消去及び第三者提供記録の開示、第三者への提供の停止（以下、併せて「開示等」という。）のお申し出については、法令等に従い、誠実に対応いたします。
個人情報の開示等のご請求は、第10項に記載の「お問合せ窓口」へご連絡いただきますようお願いいたします。当社より個人情報の開示等のご請求の書類をお送りいたします。
なお、個人情報の開示等の手続には、本人又はその代理人であることの確認ができる書面が必要となります。
また、「開示対象個人情報の利用目的の通知」又は「開示対象個人情報の開示」のお申し出については、 以下の手数料を設定させて頂きます。
書面による場合：個人データ1件につき現金1,500円（税込）
- 個人情報についての苦情・相談
個人情報の取扱いに関する苦情及びご相談のお申し出については、第10項に記載の「お問合せ窓口」へご連絡いただきますようお願いいたします。 - お問合せ窓口
個人情報の開示等のご請求、苦情・相談につきましては、下記までご連絡下さい。
窓 口 ： 当社 お問合せ窓口 （平日9:00～18:00 [土、日、祝日、休業日を除く]）
住 所 ： 〒704-8122 岡山県岡山市東区西大寺新地220番１
電話番号 ： 086-944-7220
Mail ： info@okayama-oss.co.jp
当社の対応に対して疑問やご不満等があり解決を必要とされる場合は、当社の所属する認定個人情報保護団体まで直接お申し出下さい。
※ 当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございませんので、お間違えないようご注意下さい
【認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先】
〇認定個人情報保護団体の名称
一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会（JUAS）
〇苦情の解決の申出先
認定個人情報保護団体事務局 苦情相談室
〇住所
東京都中央区築地一丁目１３番１４号 NBF東銀座スクエア 2階
〇電話番号
03-6264-1318
〇受付時間
10：00～16：00（土、日、祝日休み）
- 個人情報を提供されることの任意性について
当社へ個人情報を提供されるかどうかは、ご本人の任意によるものです。ただし、必要な項目を提供いただけない場合、契約の締結やサービスの提供等が行えない場合がございますので、ご了承下さい。 - クッキー（Cookie） について
当社のウェブサイトでは、より良いサービスをご提供するためにクッキー(Cookie)を使用する場合があります。クッキー(Cookie)とは、ウェブサーバが閲覧者のブラウザに送信する小規模なテキストデータのことで、閲覧者個人を特定することができる情報は一切含まれません。
なお、ブラウザの設定を行うことにより、クッキー(Cookie)の機能を無効にすることができますが、この結果ウェブページ上のサービスの全部又は一部がご利用いただけなくなることがあります。
制定日：2020年9月25日
改定日：2024年4月8日