児童福祉施設の業務効率化システムについて詳しく解説!

児童福祉施設の業務効率化をサポート!システム導入時のポイントを知ろう

児童福祉施設や幼稚園、保育園、こども園において、業務効率化を目的としたICTシステムの導入が進んでいます。スタッフの業務負担の軽減はもちろん、厚生労働省による補助金といった後押しがあることも一因となり、導入する施設や園は増加傾向にあります。

ここでは、ICTシステムとはどのようなものなのか、機能やメリット、導入の際のポイントや気をつけるべき点についてわかりやすく解説します。

お手軽で便利!ICTシステムについて

児童福祉施設や幼稚園、保育園、こども園での業務において、効率化を図る際に押さえておきたいのが、ICTシステムです。「ITと何が違うの?」「あまり聞きなれない」といった方もいることでしょう。ここではまず、このICTについて言葉の意味や具体的な機能を解説します。児童福祉施設や幼稚園、保育園、こども園で業務効率化のためのシステム導入をお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

ICTとは

IcT

ICTシステムの「ICT」とは、英語の「Information and Communication Technology」の頭文字をとった略称で、直訳すると「情報通信技術」という意味です。よく似た言葉として「IT」を思い浮かべる方も多いでしょう。「IT」は「Information Technology」の頭文字で、直訳すると「情報技術」となります。

両者は似た意味合いで使われることもありますが、ICTはよりコミュニケーションに特化した事例で使用されるのが特徴です。ITはコンピュータや情報処理、通信技術関連サービスや産業などの総称として使用されるのに対し、ICTはインターネットを通した情報共有やコミュニケーションを指します。

国際的にみると、ICTのほうがより定着しており、日本でもITに代わってICTという用語が広く使われるようになってきました。

ICTシステムは、インターネット環境を介してコミュニケーションを取るシステムツールを指し、児童福祉施設や幼稚園、保育園、こども園においては管理業務や事務作業、コミュニケーションを手軽に行えるようにするためのシステムやソフトを指す言葉です。

ここで気をつけたいのは、パソコンやタブレットなど機器を導入しネットワーク環境を整備しただけでは、ICTシステムの機能を最大限に活用していることにはならない点です。導入することがゴールではありません。

情報の収集や伝達、共有、コミュニケーションをしっかり取れるようになってこそ、ICTシステム導入の成功といえます。

一般的な機能について

IcTシステムの一般的な機能

児童福祉施設や幼稚園、保育園、こども園でICT化を進めることには、業務の効率化やスタッフのストレス軽減、離職率の低下など多くのメリットがあり、厚生労働省も「保育所等におけるICT化推進等事業」として補助金制度を設けるなどして導入を促進しています。

ここでは、児童福祉施設や幼稚園、保育園、こども園におけるICTシステムの機能を見ていきましょう。

ICTシステムの機能
  • 児童、園児の情報管理や健康管理
  • 児童、園児の出欠管理や登降園管理
  • 施設の情報管理や保育日誌、日報の作成
  • 職員の勤怠管理
  • 自治体への書類作成
  • 保護者とのコミュニケーション、連絡帳の作成

まず、ICTシステムの機能として、児童や園児の情報管理・共有ができる点が挙げられます。生年月日や年齢、家族構成、アレルギーといった個人情報を管理することが可能です。また、お昼寝や排せつのタイミング・回数、体調の変化といった児童や園児の日々の様子や健康状態なども、ICTシステムを導入することで管理できます。

保護者がスマートフォンやタブレットなどでシステムにログインしたり、アプリをダウンロードしたりすることで、オンライン上で出欠の連絡ができますし、登園・降園管理もタッチパネルやICカード、バーコードなどで可能です。

連絡帳機能を使えば、児童や園児の様子を保護者と共有しやすくなり、リアルタイムにやり取りすることもできます。おたより機能を利用すれば、一斉送信で漏れなく保護者へ案内や通知を送ることも可能となり、緊急の連絡時にも重宝するでしょう。

さらに、保育日誌・日報に関しては日付や出欠が自動で反映できたり、職員スタッフの勤怠状況をオンラインで管理できたり、シフト作成もできたりします。集計機能を活用すれば報告書の作成なども手軽に行うことが可能です。

ソフトにもよりますが、送迎バスの位置情報の共有、児童の様子を撮った写真の共有・販売サービスなど、様々な機能があります。

児童福祉施設や幼稚園、保育園、こども園でICTシステムを導入すると、多くの情報を手軽に管理でき、必要な情報を必要なタイミングで業務に活用することが可能となります。施設や園にとっては、業務の効率化はもちろん、ペーパーレス化や人件費削減につながり、コストも大幅に抑えることが可能です。

保護者にとっても朝の忙しい時間に電話で欠席連絡をする手間を省けたり、リアルタイムで子どもの情報を得ることができたりなど、施設側・保護者側双方にとって大きなメリットがあります。

ソフトを導入するときのポイント・選び方・注意点について

児童福祉施設や幼稚園、保育園、こども園で業務効率化を目的として、実際にICTシステムを導入するとき、どのようなポイントを重視して選んだらよいのでしょうか。「多くのソフトがあるので迷ってしまう」「案内されるままに選んでしまいそう」と心配になることがあるかもしれません。

ここでは、システム導入の際に確認しておきたいポイントや選び方、注意点について解説します。

システムを導入するときのポイント・選び方

システム導入のポイント

児童福祉施設や幼稚園、保育園、こども園にICTシステムを導入する際、やみくもにソフトを選んでしまっては成功しません。まずは下記のポイントを確認しましょう。

システム導入の際の確認ポイントは以下のとおりです。

  • 目的を明確にする
  • 操作性の高いソフトを選択する
  • コストや国の補助金対象かどうか

まず確認していきたいことは、ICTシステムの導入の目的です。ICTシステムには様々な機能があり、あれもこれもと機能にこだわりすぎると、使いこなせない場合もでてきます。せっかく多くの機能が備わっていても、十分に活用できていなければ意味がありません。

また、機能を活用するために別の手間が発生するなど、業務効率化どころか負担が増えてしまうケースもあります。まずは導入の目的や優先ポイントを明確にしましょう。

例えば、スタッフの業務負担を減らす目的であれば、児童の出欠管理がシンプルにでき、保育日誌や記録の手間を効率化できるソフトを選ぶのも選択肢の一つです。保護者とのコミュニケーションを充実させる目的であれば、連絡帳機能が充実していたり、写真共有機能が備わっていたりするなど、双方にとってアクセスしやすいソフトを選択するとよいでしょう。

次に確認しておきたいのは、操作性の高さです。扱いにくいソフトを選んでしまうと、機器に不慣れな方から賛同を得られなかったり、従来の方法のほうがスピーディーだからと積極的に関わってもらえなかったりなど、ICTシステムへのシフトが難しくなってしまいます。操作性の高さや手軽さなども確認しておきたい重要なポイントです。

操作性の高いソフトを選ぶには、販売元の説明をよく聞くこと、実際に操作してみること、いくつかのソフトを比較してみることを意識するとよいでしょう。また、ICTシステムを扱いやすい環境に整えることも大切です。

最後に、コスト面もしっかりと確認してください。予算内で収まるかどうかは、機能とあわせて見積もりも十分に確認しておきたい部分です。ネットワーク環境を整えるのであれば、ICTシステム導入費用の予算に加えて資金計画を立てましょう。

なお、国の「保育所等におけるICT化推進等事業」により、ICTシステムの導入には補助金制度が設定されています。導入しようとしているシステムが補助金の対象かどうかも、確認しておきたいポイントです。

システム導入の際の注意点

導入の注意点

ICTシステムを導入する際の注意点を見ていきましょう。

システム導入の際の注意点は以下のとおりです。

  • セキュリティ面は万全かどうか
  • ICTシステム導入環境は万全かどうか

ICTシステムを導入する際に最も気をつけたいポイントは、ソフトのセキュリティ面が万全かどうかです。システム内では児童の個人情報を扱うので、保護者が最も気にする部分でもあります。ウィルス対策ができているか、データが通信の際に暗号化されているか、アクセスできる範囲をスタッフごとに設定できるなど、細かく確認しておくと安心でしょう。

さらに気をつけておきたいのが、ICTシステム導入の環境です。ネットワーク環境が悪いとアクセスしにくく、操作にストレスを感じる場合があります。また、システム導入の際に浮き彫りになりやすいのが、端末からしか操作できないのに共有パソコンの台数が少なすぎる、スペックが低いなどといった課題です。

業務効率化を目的としているので、事前にストレスとなるような要因を洗い出し、ICTシステムを導入する環境をしっかりと整えておきましょう。

ICTシステムを導入する際は、パソコンだけでなくスマートフォンからも操作できるようなソフトを選ぶというのもポイントの一つです。施設側も保護者側もストレスなく操作できるというメリットがあります。

ICT化して業務効率化を実現しよう!ICTシステムを導入するなら岡山システムサービス

ICTシステムは、パソコンやタブレット端末などインターネットを介した通信技術を活用した業務支援です。手軽に業務効率化を図ることができるため、児童福祉施設や幼稚園、保育園、こども園ではICTシステムの導入が進んでいます。ICT化はリアルタイムで情報を入手できるなど、施設側だけでなく保護者側にもメリットがある点も大きな魅力です。

岡山システムサービスでは、ICTシステム「SimpleCase」の開発・提供を行っております。

「SimpleCase」は、児童福祉施設・障がい者(児)福祉施設・介護施設向けの支援記録システムです。わかりやすい画面で、パソコンに不慣れな方でも簡単に操作できます。児童福祉施設や幼稚園、保育園、こども園で業務効率化をお考えの際は、「SimpleCase」の導入をぜひご検討ください。

児童福祉施設の業務効率化を図るなら岡山システムサービスへ

会社名 株式会社岡山システムサービス
代表者 忠田 雅孝
設立 1985年
資本金 1,000万円
事業所住所 〒704-8122 岡山県岡山市東区西大寺新地220−1
電話番号 086-944-7220
FAX 086-944-0720
URL https://okayama-oss.co.jp/
事業内容
  • システムコンサルテーション
  • ソフトウェア設計・開発
  • ソリューション開発・販売
  • コンピュータ関連機器の販売およびサポート業務
  • ネットワークシステム構築
従業員数 全体75名 (2021年4月現在 男57名 女18名)
平均年齢 35歳 (2021年4月現在)