障がい者施設の業務効率化に役立つ!障がい福祉サービスの内容・記録ツールやソフトの選び方

障がい者施設の業務効率化は記録ツールで!

障がい者施設では、病気や障がいがあってもその人らしく生きていけるよう、様々なサービスが提供されています。児童から成人、高齢者まで、幅広い層を対象にサービスを提供している障がい者施設では、限られた人員で数多くの業務にあたるため、業務効率化が喫緊の課題です。

ここでは、障がい福祉サービスについて、また障がい者施設の業務効率化におすすめの方法や記録ツール・ソフトの選び方、障がい者施設での業務効率化における業務改善例についてご紹介します。

障がい福祉サービスと障がい者支援記録ツールについて

障がい福祉サービスは、病気や障がいがあっても安心して、その人らしく生きられるために不可欠なサービスです。ただ、障がい福祉サービスの需要が高まっている一方で、サービスを提供する障がい者施設などでは職員の人手不足が深刻化しており、業務効率化が急務となっています。

ここでは、障がい福祉サービスの概要と、障がい者施設向けの一般的な記録ツールについてご紹介します。

障がい福祉サービスとは

障がい福祉サービス

障がい福祉サービスとは、「障害者総合支援法」に基づいて提供される、障がいや難病を持つ人を支援するサービスのことです。介護の支援を受ける「介護給付」と訓練などの支援を受ける「訓練等給付」の2つに大別されます。

障がい福祉サービスを利用したい場合、サービス利用希望者は障がい者施設などに直接問い合わせるのではなく、管轄の市区町村に申請しなければなりません。市区町村の申請窓口では、サービスの支給の必要性を精査し、必要だと判断された場合はどの範囲のサービスを受けられるのかを決定します。

同じような障がいや難病を持つ場合でも、受けられるサービスが異なる場合があるのは、市区町村によって個別にサービス内容が検討されるためです。実際の障がい福祉サービスは、通所型や入所型の障がい者施設などで提供されます。

令和2年に厚生労働省が作成した「障害福祉分野の最近の動向」によると、障がい者数は増加傾向にあり、中でも障がい者施設などに通所・入所する障がい者が増えていることがわかりました。

障がい福祉サービスの需要は年を追うごとに高まっており、障がい者施設で働く人材が不足していることが大きな課題です。障がい者施設では、業務効率化を積極的に行い、職員の負担を軽減する努力が求められています。

サービスの提供や事務作業など、障がい者施設の業務は多岐にわたり、業務効率化を図るといっても、どこから手をつければよいのかわからないという場合も多いでしょう。

障がい者施設で業務効率化を推進するために避けて通れないのが、業務のICT化です。利用者の情報を管理・共有できるシステムを構築したり、これまで紙媒体で管理していた事務処理をオンラインで管理したりすることで、業務効率化が図れます。

業務効率化を図ることで、これまで実務以外の作業に割いていた時間を利用者のために使うことが可能となります。障がい者施設の業務効率化は、職員のみならず、利用者のためにも重要な課題です。

一般的な記録システムとその重要性

タブレットとパソコン

障がい者施設で業務効率化を進めるときにぜひ導入したいICTシステムが、記録ツールです。記録ツールは、障がい者施設で提供しているサービスの実績をはじめ、それに基づく費用の請求・入出金業務をオンラインで一括管理できるのが、一般的な機能です。従来、紙媒体で運用されていた業務をICT化することで、業務効率化が図れます。

障がい者施設の中には、記録を残す際に紙媒体を使っている場合も少なくないでしょう。書式が決まっているとはいえ、サービスを行った日時やサービス内容、利用者の様子や連絡事項など、利用者ごとに手書きで記入していくのはかなりの時間と労力を要します。

記録ツールを導入すれば、時間をかけて手書きしていた作業がカットできます。チェックボックスやプルダウンを選択するだけで入力できるので、記入しなければならない項目を大幅に減らすことが可能です。これまで、障がい者施設でのサービス提供後の大きな負担となっていた記録作業も、記録ツールを導入すればわずかな時間で正確に記録を残すことができます。

記録ツールは、パソコンはもちろん、タブレットでも入力ができるものがあります。パソコン操作に不慣れな職員でも、タブレットならスマートフォンと同じような感覚で入力できるので、幅広い層に対応できるでしょう。本格的な活用が定着すれば、大幅な業務効率化が期待できます。

さらに複数のタブレットを運用すれば、待ち時間なく入力することも可能となります。入力端末は複数でも、入力された情報は一元管理が可能なので、管理者はその日に行った複数のサービス内容を、その日のうちに一括で確認できます。

また、記録ツールは、後から記録を振り返りたいときにも便利です。紙媒体で管理している場合、見たい記録を探すには1枚ずつ確認していかなければなりません。その点記録ツールであれば、画面上で見たい記録のキーワードを入力し、簡単に検索できます。

障がい者施設では、利用者に関する情報の引き継ぎも重要な業務です。記録ツールを導入することで、職員が欠勤や退職したときでもツール上に残された記録の履歴を確認できますので、引き継ぎ作業も大幅に効率化することができます。

障がい者施設の大きな課題である人手不足を解消するには、記録ツールをうまく活用し、業務効率化を図っていくことが重要です。

業務効率化を図ろう!障がい者支援記録ツール・ソフトについて

障がい者施設での業務効率化の重要性がご理解いただけたところで、では実際に業務効率化を進めていくにはどのようにすればよいのでしょうか。業務効率化を行うためには、順序立ててステップを踏んでいくことが重要です。記録ツールを導入する際も、複数ある記録ツールの中から各障がい者施設に合ったものを選ぶ必要があります。

ここでは、障がい者施設での業務効率化の方法や記録ツールの選び方、改善事例について見ていきましょう。

業務を効率化するための方法

打ち合わせをする男女

障がい者施設に限らず、人手不足が深刻化する日本では、業務効率化は大きな課題です。ここでは、障がい者施設の現場で業務効率化を進めていく方法をご紹介します。

業務の現状把握

障がい者施設では、利用者ごとに提供するサービスが異なるケースも多く、業務の内容を見える化できていないことも少なくありません。業務効率化を進めていくにはまず、障がい者施設で働く職員の誰が、どのような業務に、どれくらいの時間を費やしているのかを把握する必要があります。

業務効率化するタスクを選ぶ

障がい者施設の業務全体が見える化できたら、業務効率化すべきタスクを選びます。障がい者施設の場合、サービスの提供時間を圧迫しているような事務作業は、業務効率化の対象となるでしょう。毎日繰り返している単純作業、定型化すればもっとスムーズに進められる作業も業務効率化の対象です。

業務効率化の方法を決める

業務効率化するタスクが決まったら、次にどのように業務効率化するか、適切な方法を検討します。タスクによって業務効率化の方法は異なりますが、ここでは「改善の4原則」と呼ばれる方法を見ていきましょう。

改善の4原則は以下のとおりです。

・排除する
タスクの目的を再考し、実は不要なタスクだと判明した場合はそのタスクを排除します。

・結合する
似ているタスクを結合し、工数を減らしましょう。

・交換する
順序を入れ替えることで、業務効率化を図ります。

・簡略化する
複雑なタスクを簡略化することで、業務効率化を図れます。

IT機器・ICT機器の導入を検討する

障がい者施設や介護施設などでは、人手不足でも新たに人材を採用することが難しい場合もあるでしょう。IT機器・ICT機器を導入することで業務効率化が進み、限られた人員でも業務をこなせれる可能性が高くなります。

新しいツールやソフトを導入するときに課題となるのが、コスト面です。中小企業や小規模事業者に該当する障がい者施設なら、「IT導入補助金」の利用も検討してみましょう。

選び方と業務改善例

紹介する男性

障がい者施設で業務効率化を図る際には、どのような点に意識して記録ツール選べばよいのでしょうか。チェックすべきポイントをご紹介します。

コストは適切か

記録ツールを導入すれば業務効率化が進むことがわかっていても、コストが高いために導入できないという場合もあるでしょう。障がい者施設向けの記録ツールには幅広い料金体系のものがあります。

中でも初期費用が不要なプランや、月々の利用料が定額といったプランだと安心です。前述の「IT導入補助金」も活用し、コストを理由に業務効率化を諦めない方法を検討しましょう。

業務内容に沿った機能になっているか

記録ツールには、様々な業界向けのものがあります。障がい者施設で記録ツールを導入する場合、児童から成人、高齢者まで、幅広い対象者に対応しているかどうかもチェックしたい項目です。確実に業務効率化できる機能がついているかどうか、よく確認してから導入しましょう。

使いやすいツールか

障がい者施設で働く職員の中には、パソコンやタブレットの操作に不慣れな方もいるでしょう。シンプルな画面で直感的に操作できるツールであれば、多忙な障がい者施設の職員でも導入する際のハードルが低く感じられます。ツールによる業務効率化が、かえって職員の負荷にならないように配慮しておくこともポイントです。

記録ツールを導入した障がい者施設での業務改善例は以下のとおりです。

リアルタイムで情報を共有できるようになった

複数の障がい者施設を運営しており、各拠点で入力した情報を集計するのも大変な作業でした。記録ツールを導入してからは、リアルタイムでの情報共有が可能になり、大幅に業務効率化が進みました。

より正確に作業を行えるようになった

記録管理や申し送りを口頭や紙媒体で行っていた障がい者施設では、記録ツールの導入により、情報の共有がより正確に、そしてより効率的にできるようになりました。

便利なツールやソフトで業務効率化を推進しよう!

障がい者施設では、限られた人員でサービスの質を高めるためにも、便利なツールやソフトを活用して業務効率化を図ることが求められています。

岡山システムサービスでは、障がい者施設向けの支援記録システム「SimpleCase」を提供しております。これまで多くの障がい者施設での導入実績がございます。初期費用は無料で、月々の利用料は定額です。IT導入補助金の対象となります。障がい者施設での業務効率化をお考えでしたら、「SimpleCase」の導入をぜひご検討ください。

障がい者施設での業務効率化をお考えでしたら岡山システムサービスへ

会社名 株式会社岡山システムサービス
代表者 忠田 雅孝
設立 1985年
資本金 1,000万円
事業所住所 〒704-8122 岡山県岡山市東区西大寺新地220−1
電話番号 086-944-7220
FAX 086-944-0720
URL https://okayama-oss.co.jp/
事業内容
  • システムコンサルテーション
  • ソフトウェア設計・開発
  • ソリューション開発・販売
  • コンピュータ関連機器の販売およびサポート業務
  • ネットワークシステム構築
従業員数 全体75名 (2021年4月現在 男57名 女18名)
平均年齢 35歳 (2021年4月現在)