こんなお悩みにおすすめ

まずは、障がい者施設での情報管理に関するよくあるお悩みを見ていきましょう。代表的なものは、以下のとおりです。

• 利用者の情報を探すのに時間がかかる
• せっかく保管している情報を有効活用できていない
• 人によって書く内容が統一されていない
• 1人の利用者に様々な帳票が必要
• 情報の共有に時間がかかる
• 書類の保管に手間がかかり、場所を確保するのも大変
• 記録ツールの導入に費用がかかる
• パソコン操作が苦手な職員もいて導入が難しい
• 行政（自治体）に提出する書類作成に時間がかかる
• 記録書類の作成に時間がかかり、職員の労働時間が増える
• 保護者との連絡のやり取りに時間がかかる

通信技術を使った記録ツールを使えば、これらのお悩みを解決に導くことができます。なぜなら、インターネット上で情報管理を行うシステム化により、一元管理ができるようになるからです。

ただし、どのような記録ツールを導入するのかによって、特化した機能性が異なります。業務効率化やコスト削減など、各障がい者施設の目的に応じて選ぶことが大切です。

SimpleCaseの導入事例

岡山システムサービスが開発した、支援記録ツール「SimpleCase」の導入事例についてご紹介します。障がい者施設に「SimpleCase」を導入することによって、具体的にどのような変化が現れたのでしょうか。

• 記録作業が削減でき、利用者と触れ合う時間が増えた
• 操作が簡単なので、パソコンスキルのない職員もすぐに覚えられた
• 困ったことがあると、すぐに相談できるので安心です
• 初期費用を抑えてシステム導入ができた
• 職員の労働環境が改善され、残業することがなくなった
• 時間に余裕ができることで気持ちに焦りがなくなった
• 業務効率化から生まれた時間を資格取得などのスキルアップのために使えた
• 職員間での情報共有がリアルタイムでできるようになった
• 保護者との連絡も簡単にできるようになった
• クラウドタイプなので、インターネットがあればどこでも検索できるようになった

「SimpleCase」は、直感的にわかりやすい画面で、簡単に操作ができる支援記録ツールです。そのため、パソコン操作が苦手な方でも安心してお使いいただけます。利用者一人ひとりの支援記録やその日の様子などを入力できるだけでなく、施設内で共有したい情報をチェックすることも可能です。

従来までは何かと手作業での事務処理も多く、一つ一つの業務に手間や時間がかかって困るという方も多かったと思います。支援記録ツールと連絡帳アプリを活用すれば、支援記録ツールからクリックするだけで連絡帳作成ができるようになり、大変便利です。

支援記録ツール・連絡帳アプリはどちらも月額利用料のみで、初期費用はかかりません。「SimpleCase」は、経済産業省が管轄するIT導入補助金制度の対象となります。記録ツールを安い費用で導入したいとお考えの方は、補助金制度の活用を検討してみてはいかがでしょうか。

メリット

記録ツールを導入するメリットは、主に以下の5つです。

• ペーパーレスになる
• 情報共有がしやすくなる
• 職員の労働環境を改善できる
• 人材不足の解消
• セキュリティ対策ができる

記録ツールを導入すればクラウド管理となり、ペーパーレスになります。障がいの種類や程度、症状が異なる多くの方が利用する障がい者施設では、各利用者の情報も莫大な量になりますが、記録ツールのクラウド管理によって、紙媒体での管理が必要ありません。書類を保管しておく場所や管理するための人材を置かなくて済むため、ペーパーレス化はコストの軽減につながります。

また、記録ツールにログインすれば、必要な情報をチェックでき、リアルタイムで情報共有ができるようになります。連絡漏れが防げるため、利用者に最適なサービスを提供できるのも大きなメリットです。万一事故などが起こった際も、スピーディーに情報収集ができるため、施設側・利用者側双方を守るツールとなります。

紙媒体で記録していた場合、様々な帳票に手作業で記入しなければならず、職員の負担になっていました。書類作成が多いと、残業をしたり、利用者へのサービス時間に影響をうけたりするケースも少なくありません。

記録ツールによって記録に関する帳票は一元管理できるようになるため、事務作業が削減できます。その結果、職員が働きやすい職場となり、作業の生産性の向上や離職率低下による人材不足の解消、“すきま時間”が生まれて職員のスキルアップ・キャリアアップが図れます。

そして、記録ツールのクラウド管理によってデータの電子化・暗号化することで、セキュリティ対策にもつながります。電子化すれば、ログイン履歴などでどういった操作が行われたのか、確認することができますし、書類の改ざんや紛失、情報漏洩を防げます。

デメリット

次に、記録ツールを導入するデメリットについてご紹介します。

記録ツール・記録システムには様々な種類やメーカーのものがあり、一般的な記録ツールのデメリットは以下のとおりです。

• コストがかかる
• 操作に慣れるまで時間がかかる場合もある
• 個人情報漏洩のリスクがある

記録ツールを導入するためには、ソフトの代金や月額利用料が必要となり、またパソコンやタブレッドなど必要な機器を準備しなければなりません。そのため、記録ツールの導入には、初期費用や維持費がかかる場合があります。

ただし、ソフトの機能を必要最低限にしたり、初期費用や月額利用料をできるだけ抑えたソフトを選んだりすれば、コストを軽減できます。記録ツールを選ぶ際には、本当に必要な機能なのかを判断することが大切です。

また、せっかく費用をかけて準備したにもかかわらず、使いづらくて活用しないのでは意味がありません。使いづらいために業務効率が低下しては本末転倒です。一度苦手意識を持ってしまうと、活用の機会が減るかもしれません。

記録ツールを導入することで、障がい者施設での業務に関するメリットをしっかり周知したうえで、サポート体制を整えましょう。サポート体制がしっかりしていれば、安心して操作方法を学ぼうという気持ちになるはずです。事前に職員のパソコンスキルなどを把握し、すべての職員が使えるようなソフトを選ぶようにしてください。

もちろん、全員が使えるソフトを選ぶのは難しいかもしれません。操作に慣れるための勉強会を開いたり、習得までにかかる時間に余裕を持たせたりして、しっかり活用されるように綿密な計画を立てるようにするとよいでしょう。

先ほどご紹介したメリットの中で、セキュリティ対策について言及しましたが、情報漏洩のリスクもゼロではありません。いくらセキュリティ対策をしていても、端末をどこかに置き忘れたり紛失したりした場合は、情報漏洩する可能性もあります。ペーパー管理と比べると紛失や漏洩のリスクは軽減されますが、完璧ではないので注意が必要です。