▶音声入力の活用で記録の量が増加

　            　　

所在地：岡山県岡山市

サービス：就労継続支援A型、就労継続支援Ｂ型

職員数：約50人（2025年7月現在）

お話を伺った方：株式会社トモニー・きずな　ご担当者様

 

導入前の課題を教えてください

　当事業所では、以前はほとんどの記録を手書きで行っていました。特に高齢の職員が多く、平均年齢は当時70歳近かったため、パソコンを使用しての記録が難しく、どうしても紙に頼らざるを得なかったのです。ただ、手書きの記録にはいくつかの問題がありました。
　まず、記録の保管体制に困っており、各就労場所に保管しているため、施設外で就労している利用者様の記録を他の職員がリアルタイムで確認することができませんでした。また、記録は月に一度管理者の元へ提出され、管理者がまとめて確認する形でしたので、ヒヤリハットのような緊急性のある情報でも、提出されるタイミングまで把握できないことも多くありました。

導入のきっかけと決め手を教えてください

　SimpleCaseを知ったのは、別の施設から異動で配属となった職員が使っていたことがきっかけでした。話を聞くうちに、「トモニーでも使えたら便利そうだな」と思い、導入を検討しました。
　優先順位として、記録情報の共有がしやすいことがポイントでしたが、他のシステムと比べても、SimpleCaseは操作がシンプルで、高齢の職員にも使いやすそうだったのが大きかったです。

導入の前後でどのような変化がありましたか？

　記録は本部が紙媒体で管理していますが、各就労場所での印刷はほとんどしなくなりました。記録そのものの質も向上しており、以前よりも詳細に、具体的に書かれるようになったと感じています。
　 特に助かっているのが音声入力です。話すだけで記録ができるので、手書きより早く入力できるため、記録量も増えました。ほかの職員がどのように記録しているかも確認できるため、書き方の参考になりますし、全体として記録の精度が向上した実感があります。
　 情報共有では、口頭で伝える情報だと伝え漏れや聞き漏れがあったのですが、今は記録として入力しておくことで、「確認してください」と伝えるだけで共有できており、伝達ミス防止に努めることができています。利用者様の休みや早退などの情報も、あらかじめ記録しておくことで、職員間での連携がとてもスムーズになりました。

よく使っている機能や便利な点はありますか？

　もっとも活用しているのは「照会機能」です。たとえば「転倒」や「怪我」、「家族からの電話」などのキーワードで過去の記録を検索できるので、必要な情報がすぐに見つかります。ケア会議やモニタリングの際にもとても役立っています。 また、検索結果の記録文章をそのままコピーしてケア会議録に貼り付けることもできるので、資料作成の時間も大幅に短縮されました。

導入を検討している方へ

　最初は不安もあると思いますが、「思ったより簡単に使える」というのが正直な感想です。高齢の職員でも、慣れれば十分に使いこなせますし、若い職員はマニュアルを見なくても自然と使いこなしています。私たちのように紙中心だった事業所でも、少しずつ変えていけると思います。