▶連絡帳の電子化で保護者との連絡がよりスムーズに

 

導入前の課題を教えてください

　当法人の課題の一つとして、記録業務に多大な時間を割いていた事があります。当時、ケース記録はパソコンで行っており、法人内ネットワークが繋がる場所でのみ記録業務を行うことができました。パソコンの配置数が少なく、配置されていない棟もありました。その場合は、記録のために赴く必要があり、記録を入力することに不便を感じていました。
　また、記録データは社内サーバに蓄積されていましたが、昨今の災害の事を考えると不安も感じており、以前よりクラウドの記録システムを探していました。


 

導入後でどのような変化がありましたか？

 　大きな変化は、リアルタイムに記録できる事と印刷を一切しなくなった事の2点です。当法人は職員全員にスマートデバイスを支給しており、記録の入力を行っております。SimpleCase導入後、目の前で起きた事をすぐに記録できるようになり、記録の効率化と記録の精度が上がりました。記録のためにパソコンがある場所へ移動すること、内容を思い出しながら記録入力することが無くなったため、記録の効率化を図ることができました。そのため、記録業務での残業は全く無くなりました。
　今まで膨大な量の記録を印刷して個人毎にファイリングしていましたが、SimpleCase導入後は一切印刷をせず、年間2万枚以上の紙コストの削減に成功しました。監査や実地指導においても印刷を一切しない形で臨み、県内でも有数の事例を作ることができました。

 

運用方法で工夫した点を教えてください

　SimpleCaseは、システムの自由度が非常に高い事が魅力だと感じています。当法人ではケース記録以外でも活用しており、職員の体調管理、安全運転管理報告書や研修報告書といった内部資料の作成、管理に役立てています。ケース記録だけではなく、工夫次第で様々な資料を作成できるため、紙管理していた独自の内部資料を印刷せずに管理できるようになりました。内容を確認する際にも簡単に情報を検索できるので、管理者の立場としても把握しやすいです。
　SimpleCaseは施設に合った運用方法を考えることができるので、無限の可能性を感じる良いシステムだと思います。

 

連絡帳を電子化した感想を教えてください

　ケース記録の内容を連絡帳に転記できるので、連絡帳に割いていた時間を大幅に削減する事ができました。導入前は送迎時間までに連絡帳の作成が必要でしたが、連絡帳をシステム化したことで時間の制約が無くなりました。また、今までは電話で行っていた連絡事項の周知も一括送信機能で非常に簡単になり、特にコロナ禍では重宝した機能です。
　連絡帳はご家族の方からも好評な上、職員の負担も大きく軽減できた画期的な機能です。保護者へ連絡帳を渡してしまうと、施設側で連絡のやりとりを確認できなかった課題もありましたが、今ではお互いに連絡のやりとりがいつでも確認できるので課題の解決にも繋がりました。

 

今後の取り組みについて教えてください

　SimpleCaseを導入してから記録業務は劇的に変わりました。今ではSimpleCase無しの運用は考えられません。
　自由度が高いシステムだからこそ、私たちが叶えたいことも色々と実現できたのだと思います。今後はスマートデバイスに慣れ親しんだ方が増えていくこともあり、施設側ももっと多くの機能を使い込んで先進的な使用方法で、時代に合った対応をとりたい。さらに、開発者をあっと驚かせるような運用を考えていきたいと思います。